你想了解甘特图并学习如何使用它们吗？那么请仔细阅读我下面所讲的，相信你看完之后一定会有收获的。

甘特图是能够帮助你规划项目并跟踪其进度的一种功能丰富的工具。

它是由工程师亨利·甘特发明的，他所发明的甘特图在1950年代在美国被用于建造胡佛水坝和美国的大部分公路系统。

在本文中，我将解释什么是甘特图，为什么我们需要甘特图，并且重点介绍一个绘制甘特图的工具，让你轻松绘制你的甘特图。

什么是甘特图？

甘特图是项目随时间进展的图形表示。 可沿时间线突出显示项目的进度。甘特图还可以显示重要的项目以及任务之间如何相互依赖。

甘特图是项目管理的重要组成部分，因为它们还允许你跟踪项目任务的状态。

当甘特图第一次被概念化时，它只是一个堆积的条形图，随着项目时间表的进展而不断填充，但是这样既不美观也不方便，所以随着时间的推移，甘特图就需要不断地升级，。一旦SCRUM和敏捷项目管理出现，甘特图软件就必须增加它们的功能。

所以你需要拥有一款功能强大的项目管理工具（例如Tracup），可以用它制作甘特图去完成更多的事情，而不是像Excel中的甘特图模板一样功能单一。

一个简单的甘特图通常看起来像一个水平堆叠的条形图。

甘特图可以清楚地告诉你：

• 你的项目时间表
• 项目的任务是什么
• 谁在处理这些任务
• 任务开始时间和结束时间
• 任务完成的顺序
• 这些项目任务如何重叠和链接在一起

哪些人需要使用到甘特图？

项目经理、团队负责人、CEO 以及任何需要了解项目进度的人都需要使用到甘特图！

根据 ProjectManager 的《2022 年项目管理全球趋势》，甘特图仍然是最受欢迎的项目管理工具，在访问的项目经理中，36%的项目经理将甘特图作为最优使用工具。此外，60% 的受访者在 50-100% 的项目中使用甘特图。

“甘特图非常适合在展示项目的整体愿景时使用，因为它将细节与高级概览联系在一起。我还发现它对于许多类型的项目会议都非常有用，可以显示为什么需要在特定期限内完成事情以及这些事情发生的原因。”一位项目经理说道。

在以前，只有经过正式培训的项目经理才使用甘特图。 因为甘特图在当时很僵化单一而且不切实际，然而随着时间的推移，甘特图变得更容易使用。

现如今的甘特图就像说明书一样，简单学习就可以使用，Tracup有着任何人都可以使用的简单的甘特图，任何需要了解项目进度的人都可以轻松操作。

以下是如今使用甘特图的其他一些人：

• 营销经理：可以用它来跟踪他们的营销活动
• CEO / CTO ：可以用它来监控所有公司的项目时间表
• 调度经理：可以用它来计划多个团队的日程安排
• 团队领导：可以使用它来确保整个团队正确利用资源
• 承包商和工程师：可以用它来分组建设项目的各个阶段

如何阅读甘特图？

这是一个甘特图示例。

Y轴：任务详情

在这个甘特图的 Y轴上，你可以看到每个任务的名称。例如：

• 期望：任务的结果应该是什么
• 团队成员：负责任务的人
• 依赖关系：只有在前面的任务完成后才能开始的任务

X轴：任务进度

在 X轴上，你可以看到跨日历可视化 的任务。例如：

• 任务时间：任务的持续时间
• 顺序：需要先完成哪些任务
• 进度：团队达到了项目的哪个阶段

你如何创建甘特图？

第一步：确定关键任务

首先创建一个需要完成的任务列表。

你可以通过使用工作分解将项目任务分解成更小的块来做到这一点。

然后你应该根据过程对它们进行分类。

对于每项任务，记下预计的开始日期以及完成任务需要多长时间。

这是一个例子：

任务 长度 预计开始日期 A. 创建 UI 风格指南 3天 28 年 12 月 3 日 B. 添加下拉菜单选项 1天 28 年 14 月 3 日 C. 创建透明和不透明的操作按钮 1天 28 年 15 月 3 日 D. 创建小部件背景 2天 28 年 16 月 3 日 E.质检UI原型设计 2天 28 年 17 月 3 日

你必须知道总小时数和总天数，以及出现问题的因素。

“例如，自由职业者可能需要10个小时才能完成一些工作。但他晚上在家工作，每天他只能花 3-4 个小时在项目上。所以他需要3-4天才能完成。这就是为什么，我需要 4 天 + 1 天的时间来进行测试/错误修复。这意味着，我将花费10个小时的时间，但我会在本周末看到结果。“

第二步：确定任务关系

在绘制项目计划时，某些活动可能会遵循一定的顺序。

例如：

• 在开始下一个任务之前可能需要完成一些任务
• 或者在前面的流程结束之前无法完成其他一些任务

这些任务称为“线性”任务。

软件开发者有时会在应用程序和软件开发中使用甘特图，并强调需要显示项目的各个阶段。

“当我们从开发转向测试时，重要的是要了解测试需要多少时间，以确保测试人员可用并且开发人员已经完成并为他们做好准备。”

注意：

在甘特图中，线性任务之间存在三种主要关系：

• 完成到开始(FS) ：在前一个（和相关的）任务完成之前，FS任务无法启动。
• 开始到开始(SS) ：SS任务在前一个任务启动之前无法启动。
• 完成到完成(FF) ： FF任务不能在前一个任务结束之前结束。

然而，线性任务并不是甘特图中唯一的一种关系。

有些任务同时发生。

这些被称为并行任务。

确定项目的哪些活动是并行的，哪些是线性的。

了解哪些任务依赖于他人，并记下它们之间的关系。

这将帮助你有效地组织和安排甘特图上的任务。

随着Tracup最近的案例研究发现，有的工人选择放弃10% 的薪水以换取更轻松的工作生活，不言而喻，简化工作流程和组织非常重要！

第三步：将任务输入到甘特图软件

你可以开始手工制作甘特图，也可以使用在线甘特图软件制作。

Microsoft Excel提供了多种在线的甘特图模板。你只需在工作表中输入任何任务、子任务或重复任务，其余的由 Excel 处理！

网上还有大量付费和免费的甘特图工具，可以帮助你的团队从任何地方访问图表。

注意：使用专用甘特图工具Tracup而不是 Excel 始终是更好的选择，因为你可以获得更多功能并控制你的项目管理图表。

第四步：跟踪项目进度

随着你的项目向前推进，你的甘特图将不断发展。

每次完成任务时更新你的甘特图时间线。这将确保你的团队成员了解项目的进度。

为什么甘特图对项目管理至关重要？

那么甘特图有什么好处呢？

甘特图可帮助你：

• 对所有事情都使用一个视图
• 了解你的项目时间表
• 将项目分解成更小的块
• 查看任务依赖项
• 轻松重新安排任务

快速了解为什么需要甘特图：

1. 一个视图，一切皆有可能

Tracup等在线甘特图工具可让你鸟瞰整个项目。你可以查看任务依赖关系、任务持续时间、查看你的工作分解结构、格式化数据系列等等！

这是获取与项目相关的所有内容的快照的一种超级方便的方式。借助功能强大的甘特图制作工具，你无需在多个选项卡或页面之间切换即可查看所有内容并识别问题。

2.查看你的依赖

甘特图依赖关系是项目管理的一个重要方面。大多数任务都依赖于较早的任务。如果一项任务被延迟，它将对依赖于它的所有其他任务产生多米诺骨牌效应。

对依赖项的跟踪丢失可能会给你的项目带来灾难。

现代甘特图可让你设置和查看任务依赖关系，以保持事情顺利进行。如果某事被搁置，你可以迅速采取行动阻止它引发任何进一步的问题。

3. 了解时间表

由于甘特图的功能类似于日历，因此你可以轻松地在项目时间线中找到其他活动的空缺。

这是你可以做到的：

• 打开你的甘特图
• 在你的日程安排中找到空缺
• 通知你的团队他们可以在这些可用时间段内完成的新任务

4. 轻松重新安排

一个简单的甘特图包括对任务和子任务应该花费多长时间的估计。这对于按时完成至关重要。

如果你落后了，你需要重新安排这些估计，看看你是否仍然可以达到你的目标。

幸运的是，甘特图使这个过程变得轻而易举。

由于你可以鸟瞰一切，因此你可以快速重新安排时间。

你可以查看任何前端更改对最终结果的影响并对其采取措施。

落后不代表追不上！

5. 将项目分解成更小的块

大多数项目涉及大量的任务和子任务。你需要一个工作分解结构来有效地处理它们。

甘特图软件可让你布局这些任务和子任务，以帮助你轻松开发详细的活动分解结构。你可以衡量每个任务将花费多少时间并轻松设置数据。

甘特图有哪些局限性?

甘特图是项目管理的重要组成部分。

但是，甘特图可能有一些限制：条形图的大小可能会产生误导，并且随着时间的推移它们会变得难以理解。

1. 条形尺寸可能会产生误导

甘特图上的每个条形表示完成任务的时间段。

但是，它并不表示完成任务所需的小时数。

乍一看，较长的条形可能表明它是一项更复杂的任务，而实际上并非如此。

这里有一个例子来说明这个问题：

带有长条的任务必须在 1 个月内完成。然而，实际上，这项任务可能只需要 20 个小时。

同样，带有短条的任务可能必须在一周内完成。但这项任务可能很复杂，需要大约 40 小时才能完成，需要额外的资源。

如果你查看甘特图，你可能会认为短柱任务不那么复杂和密集，而实际上可能并非如此！

Tracup的甘特图很好地为你解决了这个问题，它可以不仅显示任务项目总共需要的天数，同时还会显示单个任务所需要的时间时长，以便于你更好的规划你的时间来完成相应的任务。

2.随着时间的推移，它们会变得复杂

大多数项目涉及多个团队成员处理大量不同的任务。

随着时间的推移，项目范围可能会发生变化，或者可能会为你的团队分配一些新任务。

当项目达到这个水平时，制作甘特图可能会变得复杂。

原因如下：

• 由于每项任务都依赖于其他所有任务，因此你必须一次更新多个任务和团队成员。
• 在重新调整时间表时，你还必须考虑每个成员的日程安排
• 虽然大企业可以通过聘请多名专职项目经理来解决这个问题，但这对于资源有限的企业来说可能更难。

此外，即使你有项目经理，手动跟踪所有这些也会让你感觉非常的繁琐不方便。

然而Tracup可以帮助你简化你的甘特图，你可以清楚的查案并编辑项目的时间人员任务等等，并且Tracup会自动通知影响到的人员等，当你的团队必须处理新的任务时，他们会立即收到通知。一些团队成员可能会在不知不觉中开始执行一项依赖于另一项任务的任务。 Tracup通过阻止此类相关任务来防止这种情况发生。你的团队成员将不会在前一个任务完成之前访问此任务。

为什么你应该使用Tracup的甘特图？

使用Tracup等甘特图软件为你的简单甘特图添加大量功能，并使它们成为整个项目管理流程的强大组件。

如何进入Tracup的甘特图？

点击项目最上面的甘特图即可进入项目甘特图。

项目进度一目了然

切换任务展示方式为「甘特图」后，可以直观地看到任务的进展情况。管理员可以通过任务甘特图把握进度， 确保每个任务按照计划正常运转。

在「甘特图」的模式下，任务板被分为三个主要部分：「侧栏问题名称」、「问题进度」 和 「问题时间面板」。面板中的时间条和侧栏中每个问题的名称及进度一一对应。鼠标移到问题上会提示该问题的名称、具体的开始时间和结束时间、工期以及进度。点击问题条可以进入问题详情。

自由调度，灵活调整任务量

打破信息孤岛，具有大局观的任务甘特图可以帮助管理员预测问题时间、成本及质量上的结果，出现效率瓶颈时，可以快速调整计划。

点击问题进度条，左右缩进修改问题起止时间，拖拽调整问题起止日期。

智能高效：多时间跨度切换视图

根据处理周期，可按年、季度、月、周、日的时间跨度查看视图，满足不同项目的浏览需求。问题甘特图也承袭了问题看板的高效功能点，同样能对问题时间条进行筛选与排序。在问题甘特图模式下，要找到对应的开发任务，也变得十分简单。

设置任务依赖关系

甘特图下，可以非常方便地为问题间设置依赖关系，鼠标滑过问题时间条时其前后就会出现蓝色的圆点，点按连线即可。设置了依赖关系的问题，在变更前置或后置问题时，如有依赖冲突，会提示是否需要「自动调整」，系统就会根据依赖关系自动校验并调整问题的起止时间。

目前支持的任务依赖关系有：

前置任务的开始时间为后置任务的开始时间；

前置任务的开始时间为后置任务的截止时间；

前置任务的截止时间为后置任务的开始时间；

前置任务的截止时间为后置任务的截止时间。

为什么Tracup 比Excel的甘特图更好？

许多人使用模板在Microsoft Excel中管理他们的甘特图。

你可以下载甘特图模板，添加你的项目数据，甚至将它们导入你的其他项目管理软件。

但是，在 2022 年使用模板就像现在使用2G手机一样！

Excel的缺点1：没有自动化

你必须手动输入和调整 Excel甘特图模板中的所有内容。

图表模板无法根据任何更改自动调整任务开始 日期、截止日期和依赖关系。

使用甘特图模板会导致两个问题：

• 你将浪费时间手动调整图表模板中的每个值
• 由于这些日常变化，你可能会忽略一些数字。错过一个值，你的整个工作流程可能会被打乱！

Tracup 的优势：自动化流程

Tracup 的甘特图具有大量自动化功能，使重新安排变得轻而易举。它可以根据你所做的任何更改自动调整任务相关性和截止日期。

Excel的缺点2：无法计算你的关键路径

关键路径决定了哪个任务链对项目的完成至关重要。它让你了解可以在不影响项目整体进度的情况下重新安排哪些单独的任务。

不幸的是，甘特图 Excel 模板无法为你计算这一点。你必须自己解决这个问题——这并不容易！

Tracup 优势：关键路径计算

Tracup 可以轻松计算出你的关键路径。

只需选择你要为其计算关键路径的任务组，其余的由 Tracup完成。它让你了解需要优先考虑哪些事项才能满足你的最后期限。

Excel的缺点3：没有自动分析

图表模板无法为你提供有关整个项目和工作分解结构的详细见解。

你可以访问基本图表，仅此而已！

大多数公司都希望他们的项目甘特图能够为他们提供详细的见解，例如他们的项目进度百分比。

不幸的是，这不是Microsoft Excel可以做到的。

Tracup 优势：详细洞察

通过项目进度百分比和计划与实际日期等数据分析，你可以获得关于你的工作方式的具体数据。这可以帮助你重新调整你的估计或努力，以确保你跟上你的最后期限！

Excel的缺点4：对用户不友好

Microsoft Excel在涉及甘特图模板时对用户不友好。

Excel 的甘特图格式轴选项非常难以使用，并且无法准确地格式化数据和图形。

如果你使用甘特图 Excel 模板，你将被迫使用无法编辑和自定义的不切实际的工作表！

Tracup 优势：有条理和可定制

Tracup 中的甘特图非常易于使用和理解。鼠标移到问题上会提示该问题的名称、具体的开始时间和结束时间、工期以及进度。点击问题条可以进入问题详情。

Tracup 甚至可以让你自定义你的项目甘特图，多时间跨度切换视图，根据处理周期，可按年、季度、月、周、日的时间跨度查看视图，满足不同项目的浏览需求。问题甘特图也承袭了问题看板的高效功能点，同样能对问题时间条进行筛选与排序。在问题甘特图模式下，要找到对应的开发任务，也变得十分简单。

总结：

甘特图是现代项目管理不可或缺的一部分。

将它们与Tracup 等企业服务管理软件一起使用可以让你轻松监控任务依赖关系、截止日期和数据的具体信息进度等！

那么，你还在犹豫什么，如果你有兴趣了解使用Tracup，请点击我们的官网（www.tracup.com）了解更多具体信息。